关于办理因公出国业务相关事项的通知

全校单位：

近期，省外办对今年以来各单位报送的出访请示和系统录入集中出现的问题进行了梳理，这些问题的频繁出现，既增加工作量，也严重影响到出访团组的审核审批效率。鉴此，请老师们严格按照要求录入系统和提交申报材料，尽量避免反复修改，提高因公出国业务工作效率。

一、因公临时出国计划

1、前期已上报并审批通过的出国团组，请在因公出国管理服务系统“出国任务申报-任务上报-待补计划团组”中绑定出访计划。具体操作详见《河南省因公出国管理服务平台使用手册》第26页3.4.3.7。请各单位专办员高度重视，如不及时绑定出访计划，将影响本单位计划执行率。

2、计划情况建议在出访请示正文中表述为：该团组已列入我单位2023年度市厅级（县处级）因公临时出国第x号计划，或者该团组已列入xxxx（国家部委）2023年度因公临时出国计划。教学科研类和企业类团组可表述为：该团组已列入我单位2023年度教学科研类（企业类）因公临时出国第x号备案计划。“第x号”中的编号请勿使用因公出国管理服务系统生成的“072023050192WP”编号，需以各单位上报的“2023年市厅级/县处级/教学科研类/企业类团组因公临时出国计划申报表”中的编号为准。

3、对于计划调整，如调整出访国家，可表述为：该团组已列入我单位2023年度市厅级（县处级/教学科研类/企业类）因公临时出国第x号计划，出访地由xx、xx、xx调整为xx、xx、xx；如调整出访团组团长，可表述为：该团组已列入我单位2023年度市厅级（县处级/教学科研类/企业类）因公临时出国第x号计划，团长由xxx调整为xxx；如调整出访时间、出访任务则不需在请示中说明。

4、未列入出访计划的团组原则上不予受理，确有必要出访的计划外团组，组团单位应在已批复计划总量不变的情况下进行调整。

二、报件时限

5、市厅级团组和人员出国任务应于预计出访日期前六周以上报送至省委外办，县处级以下团组应提前四周报件。超过规定时限的，原则上不予受理。

6、各单位专办员应提前测算出访团组签证办理时间，在按时间要求申报出访任务时应预留签证办理时间，以免影响出访行程安排。

三、请示材料中中外文表述

7、出访请示正文、出访总行程中如有外文表述，应采取“中文翻译”或“中文翻译（外文）”的形式来体现，会见的外方相关机构负责人、官员、代表等人员的职务和外文名字应翻译为中文。如：哈佛大学可表述为：“哈佛大学”或“哈佛大学（Harvard University）”，蒂娜阿莫里可表述为：“蒂娜阿莫里”或“蒂娜阿莫里（Deena Amorelli）”。

8、邀请函翻译件中邀请人签名、外方机构及人员姓名也需翻译为中文。

9、特殊专有名称或无规范中文翻译的可暂不翻译。

四、系统录入

10、任务摘要：请各单位专办员在录入团组信息中的任务摘要时，精准提炼出访任务情况，如：“参加中非职业教育国际合作交流研讨会”“开展科技创新和新能源等工业项目洽谈”“深化与韩国及东南亚国家间的健康产业合作”等，任务摘要中不需要录入团组名称、国家、时间、出访人员等信息，只需摘要录入出访任务即可，不能简单表述为“王xx一行5人赴泰国、马来西亚交流访问”“我校教师xx于2023年10月23日至11月5日赴德国学术访问”“河南xx集团有限公司董事长xx一行5人赴澳大利亚、美国开展商贸洽谈、企业合作”等。

11、对外身份：如出访人员确需使用对外身份，请各单位专办员在系统成员信息录入时，确保对外单位和对外职务同时录入，否则将导致出访人员对外身份只有职务而无单位，如：“张xx对外身份为：局长”。无需对外身份时，出访人员名单“对外身份”一栏空着即可，同时系统内对外单位和对外职务不需要录入任何信息。

五、公示、行程和出访人员职责

12、如出访团组成员属于不同单位，请示正文中公示应表述为：xxx一行出访信息已在xx（组团）单位和各派员单位于x月x日至x月x日进行了公示，无异议。

13、出访行程中乘坐航班建议表述为：

上海-日本东京 上海航空FM815 08：20-12：30

如行程中需到其他国家中转，乘坐航班情况建议表述为：

以色列特拉维夫-阿联酋迪拜 阿联酋航空EK936 23：55-05：00（+1）（不出机场）

阿联酋迪拜-新加坡阿联酋航空EK352 10:00-21:25

14、出访总行程中如有国际和国外城市间交通，请注明城市间交通工具及离、抵时间。城市间交通工具及时间建议表述为：

东京-名古屋（乘车，约xx公里，车程1小时）或：

东京-名古屋（乘xxx次列车/船，运行2小时10分）。

15、出访人员职责应按照“简述各出访人员在本单位所从事负责的工作与出访具体任务”要求简要表述，同时需注明出访人员职务。

六、经费预算

16、教学科研类出访团组经费应注明具体来源，如：科技厅2023年度河南省高层次人才国际化培养资助项目、国家自然科学基金项目、省级职业教育发展专项资金等科研项目经费。在请示正文中公示应表述为：xxx一行出访费用由科技厅2023年度河南省高层次人才国际化培养资助项目（或其他科研项目）承担，不应表述为由xx（组团）单位或派员单位承担。

17、“因公临时出国任务和预算审批意见表”中“团员人数”并非团组出访人数，而应跟出访人员经费相对应，表格中包含几人经费就填写相应的人数。如出访费用合计为15万元，每人经费5万元，表格中团员人数应填写为3人。

七、专办员注意事项

18、各单位应选派政治过硬、熟悉外语、业务能力强、工作相对固定的正式人员作为因公出国业务专办员，按时参加由外事部门举办的因公出国专办员培训班。

19、各申办单位在申报因公出国团组时需提供我办2022年12月制发的“河南省因公出国专办员证”复印件或已由我处签字确认的“关于调整因公出国专办员的情况说明”，否则将按照请示材料缺项不予受理。因工作岗位变动等原因导致专办员调整变化的，请及时上报调整。

出国管理处

2023年10月16日